Kommunikation von Abwesenheiten

Sind Beschäftigte krankheitsbedingt abwesend, ist es häufig notwendig, Kolleginnen und Kollegen über die Abwesenheit zu informieren, da Umorganisationen im Team oder die Übernahme von Aufgaben erforderlich sein können.
Krankheitsdaten sind allerdings laut der Datenschutzgesetzgebung besonders schützenswerte Daten und müssen deshalb auch besonders sensibel behandelt werden.

Dem Datenschutz geht es dabei nicht nur um die Speicherung von Krankheiten von Beschäftigten (siehe Personalverwaltungssysteme), sondern auch um die Kommunikation im Team. Prinzipiell gilt für die Kommunikation, dass Stellen, die bei Krankheit durch den Beschäftigten benachrichtigt werden müssen, besonders umsichtig mit diesen Informationen umgehen sollten.

Hierbei sollten insbesondere Vorgesetzte oder Sekretariate Folgendes beachten:

• Abwesenheit sollte intern (am Lehrstuhl, in der Arbeitsgruppe) nur kommuniziert werden, wenn es dienstlich notwendig ist - was wahrscheinlich in den meisten Fällen der Fall ist. Ob ein Beschäftigter krank, auf Kur oder im Urlaub ist, sollte zumindest nicht von der Leitung kommuniziert werden.
• Die voraussichtliche Länge der Abwesenheit darf - falls dienstlich notwendig - kommuniziert werden.
• Wird die Abwesenheit z.B. in gemeinsame Kalender eingetragen, so sollten wegen der Speicherung der Daten die Hinweise für Personalverwaltungssysteme berücksichtigt werden,
• Werden Abwesenheiten durch Aushang am Büro kommuniziert (um z.B. auch Publikumsverkehr zu informieren), so ist auch hier der Grund der Abwesenheit nicht zu nennen.
• Was die betroffenen Beschäftigten selbst an die KollegInnen kommunizieren, unterliegt der eigenen Verantwortung.

Je nach dem sozialen Gefüge im Team können diese Regelungen übertrieben wirken, gerade wenn das Team untereinander sehr offen auch über Krankheiten spricht. Dennoch kann nie davon ausgegangen werden, dass alle Teammitglieder eine offene Einstellung zum lockeren Umgang mit Krankheitsdaten teilen (z. B. beim Vorliegen einer schweren Erkrankung).

Ist in einer Einrichtung eine "offene" Kommunikation bei Krankheiten gebräuchlich, so soll die/der Beschäftigte, falls sie/er mit dieser Vorgehensweise nicht einverstanden ist, dies verdeutlichen. Ferner muss der Grund der Erkrankung nicht an den Arbeitgeber gemeldet werden.

Wir empfehlen generell im Vorfeld, die Kommunikation bei Abwesenheit zwischen Vorgesetzten und Teammitgliedern zu klären. Vorgesetzte sind auf die Einhaltung der Regelungen und auf einen vertraulichen Umgang mit Krankheitsdaten verpflichtet.