Korrektes Schwärzen von personenbezogenen Daten

Fehlerquellen

Ungeeignet: Hintergrundfarbe auf Schwarz setzen

Am folgenden geschwärzten Text können Sie erkennen wie leicht man sich in falscher Sicherheit wägt. Markieren Sie einfach den schwarzen Balken und der Text ist lesbar.

Dieser Text ist leider immer noch lesbar.

Falls Sie diesen Text ausgedruckt vorliegen haben, sollten Sie den Ausdruck mit der Anzeige vergleichen. Dieser Absatz ist mit weißer Schrift auf weißen Hintergrund dargestellt. Für den Ausdruck ebenfalls ungenügend unlesbar gemacht.

So wenig erfolgreich diese Art der Schwärzung auf einer Webseite ist, so wenig erfolgreich ist sie in  Word- oder PDF-Dokumenten.

Ungeeignet: Grafikmarkierungen über den Text legen

Sowohl Word wie auch der Acrobat Reader (und natürlich auch weitere Programme) stellen die Möglichkeit zur Verfügung Balken bzw. Textfelder über den zu schützenden Text zu legen. In den meisten Fällen ist auch diese Maßnahme ungeeignet, da mit mehr oder weniger technischem Wissen die Balken/Felder entfernt werden können.

Richtig schwärzen

Word-Dokument

Sollten Sie das Originaldokument in einer für Sie editierbaren Version vorliegen haben (z.B. als Word-Dokument), so ersetzen Sie die personenbezogenen Daten z.B. durch einen anderen Text (entweder einen Mustertext oder durch eine Reihe von "X").

Wichtig:
Da in den Word-Metadaten auch u.U. eine Änderungshistorie zu finden ist, geben Sie auf keinen Fall das so veränderte Word-Dokument weiter. Geben Sie es entweder als PDF-Dokument weiter oder - falls eine editierbare Version notwendig ist - kopieren Sie den gesamten bereits anonymisierten Text in ein neues Dokument und geben Sie das neue Dokument weiter.
Lassen Sie den Schritt des Kopierens in ein neues Dokument keinesfalls weg. Das Speichern unter einem neuen Namen allein reicht nicht aus, um die Metadaten zu entfernen.

PDF-Dokument

Acrobat Reader

Leider bietet der Acrobat Reader nur in der Professional-Version die Möglichkeit zu schwärzen (über Werkzeuge/Schutz/Zum Schwärzen markieren)

Andere PDF-Tools

Es gibt diverse Tools, die das Schwärzen in PDFs ermöglichen. Einige sind kostenlos, andere kostenpflichtig. Bei der Auswahl achten Sie bitte darauf, dass nicht nur die Möglichkeit einen Balken über den Text zu legen geboten wird, sondern dass eine Zusicherung des richtigen Schwärzens gemacht wird.

Bilder (z.B. Screenshots)

Bilder, also z.B. Screenshots, können Sie in jedem Bildbearbeitungstool nachbearbeiten. Auch hier gilt die allgemeine Regel, dass es besser ist, den Bildausschnitt zu löschen und nicht einen Balken darüber zu legen.

Jegliche Möglichkeit schwarze Balken zu entfernen und die Informationen wiederherzustellen unterbinden Sie, wenn Sie in das Format BMP konvertieren. Zusätzlich verliert das Bild auch alle Metadaten (Daten wie Autor, Standort, ...). Sollte das BMP-Format zur Weiterverarbeitung nicht geeignet sein, kann danach in ein anderes Format konvertiert werden.

Medienwechsel

Überkleben/-malen

Immer möglich ist der Ausdruck des Dokuments und das Überkleben der entsprechenden Stellen mit undurchsichtigen Labeln. Danach scannen Sie das Dokument wieder ein, falls Sie es elektronisch benötigen.

Natürlich können Sie auch die entsprechenden Stellen schwarz übermalen, überprüfen Sie den Scan aber auf richtige Schwärzung. Der Text darunter sollte nicht durchscheinen.

Inkognitostempel

Sollte man öfter Ausdrucke anonymisieren wollen, empfiehlt sich die Anschaffung eines sogenannten Inkognitostempels. Dieser schwärzt die entsprechenden Stellen durch ausreichendes Überstempeln.